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Die strenge Schriftform als Digitalisierungsbremse – welche zwingenden Vorgaben müssen Arbeitgeber noch immer beachten?

Juni 2022 · Lesedauer: Min

Zentrale Schriftformerfordernisse im Arbeitsrecht – Gründe und Alternativen

Gerade im Zeitalter der Digitalisierung besteht – nicht nur, aber auch im Arbeitsrecht – ein dringendes Bedürfnis, Kommunikation digitaler zu gestalten und Prozesse zu beschleunigen beziehungsweise zu vereinfachen. Durch diverse gesetzlich vorgeschriebene Vorgaben wird diese Entwicklung in der Praxis jedoch nach wie vor gebremst. 

Was bedeutet „Schriftform“ und warum lässt der Gesetzgeber eine elektronische Form/Signatur an einigen Stellen nicht genügen?
Unter „Schriftform“ versteht der Gesetzgeber die Unterzeichnung eines Schriftstückes mittels eigenhändiger Unterschrift des Ausstellers, respektive der Ausstellerin, § 126 Abs. 1 BGB. Grundsätzlich kann die Schriftform durch eine elektronische Signatur ersetzt werden. Ist kraft Gesetzes die elektronische Form hingegen ausgeschlossen, muss zwingend die Schriftform gewahrt werden. 

Weitreichende Folgen bei Nichteinhaltung der Formvorgaben
Wird das gesetzlich vorgeschriebene Formerfordernis nicht gewahrt, ist das Rechtsgeschäft nichtig, § 125 BGB. Wegen dieser drastischen Folge ist in der arbeitsrechtlichen Praxis daher Vorsicht geboten und die erforderliche Form stets einzuhalten. Dies gilt gleichermaßen sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.

Welche zentralen Schriftformerfordernisse gibt es im Arbeitsrecht?
Ein zentrales Schriftformerfordernis bei Beginn des Arbeitsverhältnisses ist die schriftliche Bestätigung der wesentlichen Inhalte des Arbeitsvertrages nach dem Nachweisgesetz und die Vereinbarung einer Befristung mit der/dem Mitarbeitenden gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG. Im Rahmen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die Schriftform gemäß § 623 BGB bei dem Ausspruch einer (ordentlichen, respektive außerordentlichen) Kündigung zu beachten. Bei diesen Sachverhalten hat der Gesetzgeber die Ersetzung der Schriftform durch die elektronische Form explizit ausgeschlossen. 

Weshalb will der Gesetzgeber eine Schriftform?
Schriftformerfordernisse sind nach dem Willen des Gesetzgebers zunächst interessengerecht, wenn angesichts der weitreichenden Folgen des Rechtsgeschäfts zwischen den Parteien Klarheit herrschen und eine voreilige Entscheidung verhindert werden soll (Warn- und Hinweisfunktion). Der Ausschluss der elektronischen Form wird mit der geringeren Warnfunktion im Vergleich zur Schriftform begründet. Dass jedoch nur die strenge Schriftform im Sinne einer handschriftlichen Unterschrift Klarheit liefern und voreilige Erklärungen verhindern können soll, erscheint kaum noch zeitgemäß. Ihr liegt eine veraltete Vorstellung der Kommunikationswege zugrunde, die nicht mehr dem arbeitsrechtlichen Alltag entspricht.  

Heutzutage werden die meisten Arbeitsvertragsbestandteile, wie beispielsweise interne Richtlinien, Verhaltensregeln oder Zielvereinbarungen digital übermittelt. Insoweit ist unstrittig, dass sowohl der Inhalt als auch die Folgen durch die Parteien ausreichend zur Kenntnis genommen werden. Diesem Gedanken hat der Gesetzgeber, im Kollektivrecht, durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz Rechnung getragen, indem er gemäß § 77 Abs. 2 S. 3 BetrVG die Möglichkeit geschaffen hat, Betriebsvereinbarungen auch in elektronischer Form abzuschließen. Angesichts der immer flexibler werdenden Möglichkeiten, von nahezu jedem Ort und zu jeder Zeit arbeiten zu können und damit nicht nur zeitliche, sondern auch finanzielle Ressourcen zu optimieren, erscheint das Schriftformerfordernis im Individualarbeitsrecht wie ein „überholter Dinosaurier“.

Schriftformerfordernisse machen im Arbeitsalltag zudem das Führen einer digitalen Personalakte für Arbeitgeber praktisch unmöglich. So müssen die Unterlagen, die der Schriftform bedürfen, nach wie vor in Papierform existieren und aufbewahrt werden. Das Argument, dass diese Unterlagen in einem etwaigen späteren Prozess vor den Arbeitsgerichten als Beweis dienen müssen und daher die Beweisfunktion durch die Schriftform gewahrt wird, vermag nicht zu überzeugen, da durch die elektronische Form ebenfalls ein Beweis im Prozess, in Form des Augenscheins, geführt werden kann. Weiter ist für Arbeitgeber in der Praxis häufig unklar, welche Form gewahrt werden muss. Dem könnte entgegengewirkt und für größere Rechtssicherheit gesorgt werden, wenn die Unterzeichnung mittels einer eSignatur für sämtliche Dokumente möglich wäre. 

Die elektronische Signatur als Alternative (?)
Die Unterzeichnung von Dokumenten mittels elektronischer Signatur erscheint als zuverlässige Alternative zur veralteten handschriftlichen Unterschrift. Sie wird dem Bedürfnis nach Klarheit und der Verhinderung voreiliger Entscheidungen und damit dem Zweck von Schriftformerfordernissen ebenso gerecht wie eine handschriftliche Unterschrift.

Ferner stellt das Signieren mittels eSignatur einen mit dem Unterzeichnen per Hand vergleichbaren Vorgang dar, der den Unterzeichner davor warnt, dass er im Begriff ist, eine Erklärung abzugeben, deren Inhalt verbindlich ist. Auch lässt sich durch eine eSignatur ein zweifelsfreier Rückschluss auf die Identität des Unterzeichnenden ziehen,  So dass sowohl die Warnfunktion sowie die Identitätsfunktion der Formvorschrift durch die Einhaltung der elektronischen Form gewahrt werden. Die elektronische Signatur ist demzufolge in der Lage, eine händische Unterschrift im Rechtsverkehr zu ersetzen und eignet sich gut den Anforderungen an digitalisierte Arbeitsabläufe gerecht zu werden. 

Dass der Gesetzgeber nach wie vor für bestimmte Rechtsgeschäfte die elektronische Form ausschließt, erscheint nicht mehr zeitgemäß. Dies stellt in der alltäglichen Praxis vor allem ein Hemmnis für Digitalisierungsprozesse dar und bremst die Bestrebungen und das Bedürfnis der Unternehmen nach beschleunigten und vereinfachten Prozessen aus. Dieses Interesse überwiegt, unseres Erachtens, das Interesse an der Wahrung der mit dem Schriftformerfordernis einhergehenden Funktionen. Denn das Ziel des Gesetzgebers lässt sich durch eine elektronische Form ebenso, wie durch die Schriftform, erreichen. 

Entwicklung
Vor diesem Hintergrund ist die Entwicklung des vor kurzem veröffentlichen Gesetzesentwurfes (DS 20/1636), mit dem die EU-Richtline EU/2019/1152 umgesetzt werden soll, nicht verständlich. Mit dem Entwurf soll vor allem das Nachweisgesetz weiter ausgestaltet werden. Halten die Arbeitsvertragsparteien die Schriftform bezüglich der wichtigsten Arbeitsbedingungen nicht ein, soll dies als Ordnungswidrigkeit behandelt und mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 EUR pro Fall geahndet werden können.

Kurzfristig ist es für Arbeitgeber empfehlenswert, die ihnen zur Verfügung stehenden Optimierungsmöglichkeiten zur Vereinfachung und Beschleunigung von Prozessen bestmöglich zu nutzen. So ist es nach wie vor üblich, dass in Arbeitsverträgen eine sog. „doppelte Schriftformklausel“ vereinbart wird. Diese sieht vor, dass Änderungen und Ergänzungen zum Arbeitsvertrag nur wirksam sind, wenn diese schriftlich abgefasst und von beiden Vertragsparteien im Original unterzeichnet werden. Derartige Klauseln erschweren über die bereits gesetzlich bestehenden Erfordernisse hinaus den Rechtsverkehr. Insoweit erscheint es, wie bereits an anderer Stelle erläutert, sinnvoll, von der Aufnahme solcher Klauseln in Arbeitsverträge Abstand zu nehmen. Gerne beraten wir Sie zu dem für Ihr Unternehmen bestmöglichen Vorgehen.

 

Blogbeitrag von Kim Kleinert, Maria Rutmann (wissenschaftliche Mitarbeiterin am Hamburger Standort) und Charlotte Herrmann (Referendarin am Berliner Standort).

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