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Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Neues zum bEM-Verfahren

Dezember 2021 · Lesedauer: Min

Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Vertrauensperson

Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt erkrankt, soll auf Initiative von Arbeitgebern ein betriebliches Eingliederungsmanagement („bEM“) durchgeführt werden. Im Rahmen dieses bEM-Verfahren soll mit den Beschäftigten dann nach Möglichkeiten gesucht werden, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. 

Bereits nach der bisherigen Rechtslage war der Kreis der Teilnehmenden nicht gerade klein. In Betracht kamen: 

  • Arbeitgebervertreter/-in

  • Betriebsrat/Personalrat (wo vorhanden)

  • Schwerbehindertenvertretung (wo vorhanden)

  • Betriebsärzte/-innen (wenn erforderlich)

  • Rehabilitationsträger (falls Leistungen der Teilhabe in Betracht kommen)

  • Integrations-/Inklusionsamt (bei schwerbehinderten Beschäftigten)

Seit Juni 2021 haben Beschäftigte außerdem die Möglichkeit, bei Durchführung eines bEM eine Vertrauensperson hinzuziehen. Da es Arbeitgebern obliegt, das bEM-Verfahren ordnungsgemäß einzuleiten und durchzuführen, stellen sich naturgemäß einige Fragen:

Wer darf als Vertrauensperson eingeschaltet werden?

Jede Person, die vom Beschäftigten benannt wird, d.h. sowohl betriebsinterne (z.B. Vorgesetzte, Kollegen) als auch betriebsexterne Personen (z.B. Ärzte, Angehörige, Anwälte, Freunde, Therapeuten, Seelsorger usw.). 

Bei betriebsinternen Personen: Muss die Vergütung weitergezahlt werden?

Der Gesetzgeber hat keine Regelung getroffen und auch die Gesetzesbegründung gibt hier keine Anhaltspunkte. Ob die Teilnahme an einem bEM-Verfahren als Vertrauensperson auf Wunsch anderer Beschäftigter tatsächlich noch als Arbeitsleistung qualifiziert werden kann, ist sicherlich diskutabel. Auch eine Fortzahlung der Vergütung auf Grundlage der gesetzlichen Regelungen dürfte nicht zwingend in Betracht kommen, da eine betriebsinterne Person keine gesetzliche oder persönliche Verpflichtung hat, sich als Vertrauensperson an einem bEM-Verfahren zu beteiligen.  

Sicherlich dürfte es aber sinnvoll sein, die Fortzahlung der Vergütung bei der Auswahl einer betriebsinternen Person zu versprechen, um möglichst eine betriebsinterne Person als Vertrauensperson einzubeziehen. Die Auswahl einer betriebsinternen Person hätte – im Vergleich zu einer betriebsexternen Person – folgende Vorteile:

  • Bereits bestehende Verpflichtung zur Verschwiegenheit über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse 

  • Kenntnis über Arbeitsabläufe, Arbeitsplätze und den Betrieb/das Unternehmen

  • Geringere Emotionalität als bei der Einbindung von Angehörigen/Freunden

  •  Weniger Konfliktpotenzial als bei der Einbindung von Anwälten 

Bei betriebsexternen Personen: Muss der Arbeitgeber etwaige Honorare zahlen?

Auch hier schweigt der Gesetzgeber. Ohne eine ausdrückliche Kostenregelung dürften etwaige Kosten (z.B. Honorare) für eine betriebsexterne Person allerdings von den Beschäftigten zu tragen sein. 

Wie wird die Vertrauensperson ernannt?

Da im Rahmen des bEM-Verfahren sensible Gesundheitsdaten verarbeitet werden (können), ist es sicherlich sinnvoll, sich von den Beschäftigten schriftlich und ausdrücklich bestätigen zu lassen, wer die Vertrauensperson sein soll und die Zustimmung, dass diese sämtliche Unterlagen und Informationen aus dem bEM-Verfahren erhalten wird.  

Was müssen Arbeitgeber jetzt machen?

In jedem Fall sind die Unterlagen anzupassen, mit denen Beschäftigte zu einem bEM-Gespräch eingeladen und über das bEM-Verfahren aufgeklärt werden. Beschäftigte müssen nämlich auf die optionale Möglichkeit der Einbeziehung einer Vertrauensperson hingewiesen werden. Dieser Hinweis sollte bestenfalls bereits mit der Einladung zu dem bEM erteilt werden. 

Sofern es Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zum bEM-Verfahren gibt, müssen diese u.U. entsprechend angepasst werden.

Weiterhin können für den Verlauf des weiteren bEM-Verfahrens bereits Vordrucke vorbereitet werden, auf denen Beschäftigte ihre Vertrauensperson benennen können (wenn sie dies gewünscht haben). Zudem sollte über eine Verschwiegenheitserklärung nachgedacht werden, wenn die Beschäftigten eine externe Person als Vertrauensperson benennen, v.a. dann, wenn im Zuge des bEM-Verfahrens über vertrauliche Betriebsinterna gesprochen werden könnte (z.B. Arbeits- oder Produktionsverfahren).

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