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Endlich Klarheit?! Bundesarbeitsgericht zu den Spielregeln der Arbeitszeiterfassung in Deutschland

Dezember 2022 · Lesedauer: Min

Nach knapp drei Monaten veröffentlich das BAG nun die Entscheidungsgründe zu seinem „Arbeitszeit-Beschluss“. Die Leitlinien der Arbeitszeiterfassung werden darin deutlich und Arbeitgeber können sich etwas besser darauf einstellen, was zu tun ist. Mit Detailfragen werden Arbeitgeber jedoch alleingelassen. Vom Gesetzgeber gibt es noch keinen Ausblick auf gesetzliche Änderungen. Wir geben einen Überblick. 

Was bisher geschah: Bundesarbeitsgericht bejaht Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Die Veröffentlichung der Pressemitteilung zum Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat vor rund drei Monaten Unternehmen in Deutschland in Aufruhr versetzt: Worauf man nach dem Urteil des EuGH in der Rechtssache CCOO (14.vMai 2019 - C-55/18) bereits gewartet hatte, ist Wirklichkeit geworden und das Bundesarbeitsgericht hat sich zu der Frage geäußert, ob Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit bereitstellen und damit die Arbeitszeit der Beschäftigten umfassend erfassen müssen. Aufhänger der Entscheidung war das Verlangen eines Betriebsrates, das Bestehen eines Initiativrechts auf Einführung einer elektronischen Zeiterfassung bestätigt zu erhalten (s. unser Blogbeitrag).

Das Bundesarbeitsgericht hat zwar das Initiativrecht verneint – jedoch unter Bestätigung einer umfassenden gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Der Beschluss wurde von vielen deutschen Arbeitgebern als „Gamechanger“ wahrgenommen – zuvorderst von denjenigen, die bisher auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt und insoweit bewusst auf die Kontrolle ihrer Arbeitnehmer verzichtet haben.

Mit Spannung wurden seither die ausführlichen Gründe des Beschlusses erwartet. Insbesondere deshalb, weil das Bundesarbeitsgericht die Pflicht zur umfassenden Arbeitszeiterfassung nicht aus dem Arbeitszeitgesetz hergeleitet hat, sondern aus der Rahmenvorschrift des § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Arbeitsrechtler und Unternehmensvertreter warteten auf Hinweise in Bezug auf die Auswirkungen für bestehende Systeme der Arbeitszeiterfassung, das Konzept Vertrauensarbeit und vieles mehr. Das Bundesarbeitsgericht hat sich wie gewohnt bei der Begründung viel Zeit gelassen und mit den nun veröffentlichten Entscheidungsgründen zumindest einige dieser dringenden Fragen beantwortet.

Die Entscheidungsgründe

Aus juristischer Sicht sind die Entscheidungsgründe ein Beispiel für das klassische Handwerkszeug des Juristen, nämlich die Methoden der Auslegung. Das Bundesarbeitsgericht verwendet viele Zeilen darauf auszuführen, aus welchen Normen die umfassende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gerade nicht herzuleiten ist und welche Argumente gerade nicht gegen die entsprechende Auslegung des § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG sprechen. Wir wollen uns aber auf die Aussagen der Entscheidungsgründe konzentrieren, aus denen sich Hinweise für die praktische Arbeit im Unternehmensalltag ziehen lassen.

Zum Umfang der Zeiterfassungspflicht:
Interessant ist bereits die Formulierung des ersten Leitsatzes: Danach sind Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ...

... verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen, für die der Gesetzgeber nicht auf der Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG eine von den Vorgaben in Art. 3, 5 und 6 Buchst. b dieser Richtlinie abweichende Regelung getroffen hat.

Bereits daraus können viele wichtige Schlüsse gezogen werden. Während das Urteil des EuGH vor allem darauf abstellte, dass Arbeitgeber ein entsprechendes System zu Erfassung der Arbeitszeit einrichten und vorhalten müssen, verdeutlicht das Bundesarbeitsgericht: Ein System zur Arbeitszeiterfassung muss nicht nur eingerichtet, sondern auch ordnungsgemäß angewendet werden. Zudem wird der Anwendungsbereich der Pflicht klargestellt. Die Ausnahmen der Arbeitszeitrichtlinie finden Anwendung, sodass etwa bei leitenden Angestellten weiterhin keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht.

Das Bundesarbeitsgericht führt weiter aus, dass § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bei unionsrechtskonformer Auslegung auch die grundsätzliche Verpflichtung für Arbeitgeber enthalte,

... ein System zur Erfassung der von ihren Arbeitnehmern geleisteten täglichen Arbeitszeit einzuführen, das Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden umfasst.

Soll die tatsächliche Dauer der Arbeitszeit erfasst werden, dann genügt es nicht, wenn Arbeitnehmer sich zu Beginn der Arbeit „einstempeln“ und am Ende des Arbeitstages wieder „ausstempeln“. Umfassende Erfassung der Arbeitszeit bedeutet dann auch Erfassung von Pausenzeiten. Dies ist einerseits im Interesse der Arbeitgeber, die so gegebenenfalls nachweisen können, dass Arbeitnehmer tatsächlich kürzer gearbeitet haben, als die bloße Zeiterfassung durch Beginn und Ende der Arbeitszeit es erscheinen lässt, und damit zum Beispiel nicht die Grenze der täglichen Höchstarbeitszeit von 10 Stunden überschritten haben. Andererseits stellt dies die in vielen Unternehmen verbreitete Praxis infrage, bei der Pausenzeiten automatisch mit einer gewissen Dauer (z.B. 30 Minuten) abgezogen werden.

Wie und durch wen muss die Zeiterfassung erfolgen:

Zudem äußert sich das Bundesarbeitsgericht auch zu den Fragen wie und durch wen die konkrete Erfassung durchgeführt werden muss.

Da der Gesetzgeber bislang keine konkrete Form vorgegeben hat, besteht ein Spielraum für Arbeitgeber, wie Arbeitszeiterfassung durchgeführt wird. Die Arbeitszeiterfassung muss nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen. Welche Art der Arbeitszeiterfassung im konkreten Unternehmen angemessen und erforderlich ist, hängt von der Art der jeweiligen Tätigkeit aber auch von den Verhältnissen des Unternehmens ab. Im Einzelfall kann daher auch die Aufzeichnungen in Papierform genügen, was gewiss in Zeiten der Digitalisierung allenfalls für kleine Unternehmen die Lösung sein mag.

Auch muss die Erfassung der Arbeitszeit nicht zwingend durch den Arbeitgeber selbst durchgeführt werden. Das Bundesarbeitsgericht lässt eine Delegation der Zeiterfassung auf den Arbeitnehmer zu. Arbeitgeber können ihre Beschäftigten also zur eigenständigen Arbeitszeiterfassung anhalten. Damit ist den arbeitgeberseitigen Pflichten jedoch noch nicht Genüge getan, denn Arbeitgeber müssen jedenfalls die korrekte Anwendung des Systems regelmäßig überprüfen – sonst werden sie ihren Schutzpflichten gegenüber den Arbeitnehmern nicht gerecht. Weiterhin führt das Bundesarbeitsgericht aus:

Bei der Auswahl und der näheren Ausgestaltung des jeweiligen Arbeitszeiterfassungssystems ist jedoch zu beachten, dass die Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer bei der Arbeit Zielsetzungen darstellen, die keinen rein wirtschaftlichen Überlegungen untergeordnet werden dürfen.

Arbeitgeber dürfen also nicht schlichtweg dasjenige System in ihrem Unternehmen einführen, das am kostengünstigsten und am einfachsten umzusetzen ist, sondern müssen prüfen, welches System dem Schutz der Beschäftigten am besten gerecht wird.

Was bedeutet dies jetzt für Arbeitgeber? 
Für die Erfassung der Arbeitszeit lassen sich folgende Spielregeln festhalten: 

  • Arbeitgeber müssen ein System zu Arbeitszeiterfassung einrichten, welches gemessen an den konkreten Umständen geeignet ist, den Schutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten.

  • Die Zeiterfassung hat umfassend Beginn und Ende, Pausenzeiten sowie Überstunden zu erfassen. Ob eine automatisierte Zeiterfassung hier eine Alternative bieten kann, wird zu prüfen sein. In jedem Fall müsste diese Korrekturen zulassen, wenn die tatsächliche Arbeitszeit nicht der automatisch vorgegebenen entspricht.

  • Gerade Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern auch Freizeiteinrichtungen anbieten (z. B. das Fitnessstudio im Betrieb, eine Lounge für die Zeit nach der Arbeit, Yoga-Kurse, Bandprobenräume) müssen sicherstellen, dass die Zeiten der Nutzung solcher Einrichtungen klar von der Arbeitszeit differenziert werden und sich Arbeitnehmer dann entsprechend „ausstempeln“. Dies gilt auch für das gemeinsame Zusammensein nach der Arbeit im Betrieb, da nur so sichergestellt werden kann, dass nicht nur Höchstarbeitszeiten eingehalten werden, sondern auch Ruhezeiten nach der Arbeit.   

  • Keine konkrete Form der Zeiterfassung: Die Arbeitszeiterfassung kann elektronisch, aber auch manuell erfolgen. Hier gibt es mittlerweile schon diverse Anbieter. Natürlich bieten die großen HR-Softwareanbieter eine Zeiterfassung an, ebenso aber mittlerweile auch viele kleine Apps. Dabei ist sicherzustellen, dass (1) der Datenschutz gewahrt bleibt und (2) die Arbeitnehmer ggf. solche Apps auf ihren Privattelefonen installieren müssen, da nicht alle Arbeitnehmer Diensttelefone haben und die Erfassung im Computer nicht in jedem Fall umsetzbar ist. Außerdem braucht es noch Lösungen für diejenigen Arbeitnehmer, die eher nicht im Bürokontext tätig werden und damit gar nicht so einfach digital Zeiten erfassen können.

  • Arbeitgeber können die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf die Arbeitnehmer delegieren.

  • Arbeitgeber müssen dafür Sorge tragen, dass das System tatsächlich und korrekt angewendet wird und dies z. B. durch regelmäßige Stichproben überprüfen. Hier empfiehlt es sich nach unserer Erfahrung regelmäßig, die Arbeitszeiten wirklich zu prüfen. Nicht selten tragen Arbeitnehmer trotz Verbots Sonntagsarbeit ein, was dann erst bei einem Audit der Arbeitsschutzbehörden den Arbeitgebern klar wird. Hier nachträglich zu erklären, warum Regelungen des Arbeitszeitgesetzes nicht eingehalten wurden, ist oft sehr umständlich.

  • Die Ausnahmen des Arbeitszeitgesetzes sind anwendbar: Leitende Angestellte müssen die Arbeitszeit nicht erfassen.

  • In Unternehmen mit Betriebsrat bleibt die Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung (insbesondere, wenn sie technisch erfolgen soll) Gegenstand der Mitbestimmung. Nur weil der äußere Rahmen hier gesetzlich vorgegeben ist, ist die Art und Weise der Zeiterfassung dennoch zu verhandeln. Die Betriebsparteien müssen hier insoweit gemeinsam aktiv werden.

Andere Fragen bleiben vorerst offen: Dies betrifft insbesondere die Zukunft der Vertrauensarbeit.

In ihrem Koalitionsvertrag hat die Ampel-Regierung deutlich gemacht, dass die Möglichkeit zur Vereinbarung von Vertrauensarbeitszeit erhalten bleiben soll. Zu deren wesentlichen Bestandteilen gehört bisher regelmäßig aber auch, dass gerade keine Zeiterfassung stattfindet. Damit ist Vertrauensarbeitszeit nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 in der bisher bekannten Form nicht mehr denkbar. Hier sind nunmehr kreative Lösungen gefragt, um die von vielen Arbeitnehmern geschätzte Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeit aufrecht erhalten zu können. Ein „weiter so“ ohne jedwede Zeiterfassung wird es jedoch nicht mehr geben.

Gibt es schon Reaktionen des Gesetzgebers?

Das Bundesarbeitsgericht hat auch deutlich gemacht, dass der deutsche Gesetzgeber in Zukunft weitere Vorgaben hinsichtlich der Art und Weise der Arbeitszeiterfassung treffen könnte. Öffentlich bekanntgeworden ist bisher nichts. Es ist insoweit bedauerlich, dass der deutsche Gesetzgeber die Zwischenzeit nicht genutzt hat, um den deutschen Arbeitgebern zumindest einen Ausblick zu geben, welche Regelungen noch folgen könnten. Denn: Die Einführung eines Zeiterfassungssystems ist in den Unternehmen mit erheblichem Aufwand verbunden, insbesondere in solchen mit Betriebsräten. 

Bis dahin gilt für Unternehmen, die noch keine Arbeitszeiterfassung vorhalten, dass eine solche spätestens jetzt, entsprechend den oben genannten Punkten, einzuführen ist. Unternehmen, die bereits über ein System der Arbeitszeiterfassung verfügen, sollten dieses darauf untersuchen, ob es die Erfassung der Netto-Arbeitszeit ermöglicht und die Einhaltung des Systems regelmäßig überprüfen. Deutsche Arbeitgeber sind aktuell mit erheblichem Administrationsaufwand belastet. Das Nachweisgesetz forderte die Umstellung von Arbeitsverträgen und Abläufen. Jetzt muss auch noch das Thema Zeiterfassung angegangen werden. Personalabteilungen werden also weiterhin gut beschäftigt sein.

Drohen unmittelbare Sanktionen für die Arbeitgeber?

Da die Zeiterfassungspflicht aus einem „alten“ Gesetz hergeleitet wurde, bestand diese bereits vor dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts. Unternehmen müssen aber nicht fürchten, bei nicht vorhandener oder unzureichender Arbeitszeiterfassung nun sofort mit Sanktionen überzogen zu werden: Das Arbeitsschutzgesetz sieht solche erst vor, wenn gegen eine entsprechende Anordnung einer Behörde verstoßen wird – also, wenn Arbeitgeber trotz behördlicher Aufforderung keine Anpassungen vornehmen.

Wir empfehlen daher, das Thema Arbeitszeiterfassung zeitnah anzugehen, für das neue Jahr auf die Agenda zu nehmen und es insofern nicht bei guten Vorsätzen zu belassen. Überhastete Maßnahmen erscheinen jedoch nicht erforderlich.

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